Despina Tagkalidou 14. August 2017

Nie wieder Papierchaos

Ständig etwas suchen, aber nie etwas finden. Niemand möchte ein Papierchaos, in welchem man nichts wieder finden kann. Ein System für Dokumentenmanagment kann dafür die passende Lösung sein. Mittels Ihres individuellen Ablagesystems, auf welches Sie über jedes Gerät zugreifen können, wird Ihnen eine Menge Arbeit erspart bleiben.

Sich selbst organisieren

Für ein Ablagesystem ist die Gliederung in geeignete Kategorien notwendig. Diese Kategorien sollten nach Ihrem Bedarf benannt werden, da jeder einen anderen Fokus setzt. Die Kunst bei dem Festlegen von Kategorien besteht darin, nicht zu viele und nicht zu wenige Kategorien festzulegen. Bei zu wenigen Kategorien werden Sie innerhalb der Kategorien schwierig etwas wiederfinden. Bei zu vielen Kategorien kann es sein, dass Sie nicht mehr wissen, welches Dokument Sie zu welcher Kategorie zugeordnet haben.

Innerhalb der Kategorien sollten Sie Ihre Dokumente chronologisch ordnen, um schneller das gewünschte Dokument wieder finden zu können. Neben einer virtuellen Archivierung sollten Sie die wichtigsten Dokumente natürlich auch in Papierform abheften. Dazu zählen Originale wie Zeugnisse, Garantiescheine und ähnliches.

Richten Sie sich auch eine Ablage für Dokumente ein, die nicht sofort wieder abgeheftet werden können. So behalten Sie auch hier den Überblick und finden das, was Sie wirklich benötigen, schnell wieder. Eröffnen Sie auch eine Ablage für die Dokumente, die Sie noch bearbeitet oder beglichen haben. Dazu zählen Rechnungen oder Überweisungsträger.

Natürlich erscheint diese Ordnung am Anfang sehr arbeitsintensiv. Bedenken Sie allerdings dabei, dass dieser erste Schritt ein einmaliger Schritt ist. Wenn Sie einmal die grobe Ordnung hergestellt haben, fällt Ihnen die Ablage sichtlich einfacher, ist schneller und ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über all Ihre wichtigsten Dokumente.

Wichtig ist es, dass Sie am Ball bleiben. Überlegen Sie sich regelmäßige Abstände für das Einsortieren und Bearbeiten Ihrer Ablage. Bedenken Sie: Je kleiner Sie die Abstände wählen, desto weniger müssen Sie an einem Stück tun. Allerdings sollten Sie die Abstände auch nicht zu klein wählen. Wenn sich in dieser Zeit einmal nichts angesammelt hat, entgleitet Ihnen die Regelmäßigkeit und es kann sein, dass Sie anfangen ins Schludern zu geraten.

Motivation finden

Um am Ball zu bleiben, ist die richtige Motivation der Schlüssel. Finden Sie Ihre Motivation. Ist es das kleine Erfolgserlebnis, das Ihnen den Tag versüßt oder ist es das einheitliche Bild von Ordnung? Ist es für Sie ein Stück weit Selbstorganisation? Egal was es ist, machen Sie es für sich fest und rufen Sie es sich immer wieder ins Gedächtnis, um die Lust an der Sache nicht zu verlieren. Gönnen Sie sich auch ruhig nach getaner Arbeit etwas Gutes, um sich bei Ihnen selbst zu bedanken.

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